1.1. Настоящая инструкция устанавливает единый порядок работы с документами в АО КБ «ФинТраст» и определяет требования к их созданию, регистрации, хранению и передаче, включая документы, содержащие банковскую тайну и персональные данные клиентов.
1.2. Инструкция обязательна для исполнения всеми структурными подразделениями и сотрудниками банка.
1.3. Ответственность за соблюдение настоящей инструкции возлагается на руководителей структурных подразделений.
| Вид документа | Срок регистрации | Срок исполнения |
|---|---|---|
| Входящая корреспонденция клиентов | 1 рабочий день | 10 рабочих дней |
| Кредитные досье (заявки и договоры) | 1 рабочий день | 5 рабочих дней |
| Документы KYC/AML (анкеты клиентов) | 1 рабочий день | 3 рабочих дня |
| Внутренние приказы и распоряжения | 2 рабочих дня | 5 рабочих дней |
| Договоры с контрагентами | 3 рабочих дня | 30 рабочих дней |
| Комплаенс-отчёты и служебные записки | 1 рабочий день | 7 рабочих дней |
3.1. Регистрация входящих документов осуществляется в системе электронного документооборота (СЭД) в день их поступления.
3.2. Каждому документу присваивается уникальный регистрационный номер в формате: ТИП-ГОД-ПОРЯДКОВЫЙ НОМЕР (например: КД-2026-00142 — для кредитного досье).
3.3. Документы на бумажном носителе, содержащие персональные данные клиентов, подлежат обязательному сканированию, загрузке в СЭД и обработке в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», в течение 1 рабочего дня.
4.1. Все документы оформляются на фирменном бланке банка с соблюдением требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.
4.2. Шрифт: Times New Roman, кегль 12, межстрочный интервал 1,5.
4.3. Поля страницы: левое — 30 мм, правое — 15 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм.
4.4. Документы, содержащие банковскую тайну или персональные данные клиентов, маркируются грифом «Банковская тайна» либо «Для служебного пользования» в правом верхнем углу первой страницы.
5.1. Электронные документы хранятся в СЭД в соответствии с номенклатурой дел сроком не менее 5 лет.
5.2. Документы постоянного хранения передаются в архив банка ежегодно в первом квартале следующего года.
5.3. Уничтожение документов с истёкшим сроком хранения производится комиссионно с составлением акта об уничтожении.
6.1. За нарушение настоящей инструкции сотрудники несут дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ, а за разглашение банковской тайны или персональных данных клиентов — также в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ и Федеральным законом № 395-1 «О банках и банковской деятельности».
6.2. Контроль за исполнением инструкции возлагается на начальника службы документационного обеспечения и комплаенс.